Организация мероприятий

Яркие эмоции — топливо нашей жизни. Неудивительно, что event-услуги или организация мероприятий являются одним из самых перспективных направлений потребительского рынка. В частности, по данным американского издания G2.com, две трети опрошенных B2B-маркетологов считают проведение мероприятий наиболее эффективным способом привлечения ЦА, а 52% руководителей бизнеса отметили, что event-маркетинг отличает существенный показатель возврата инвестиций. Но, безусловно, для получения подобных результатов организация мероприятий должна быть безупречной. Что отличает профессиональные event-агентства от фирм-однодневок? Давайте разберемся в этом вопросе вместе.

Событийный маркетинг в настоящее время: как изменилась организация праздников и мероприятий в новой реальности

Согласно отчету “Росконгресса”, в 2020 году объем event-рынка в нашей стране составлял 134,5 миллиарда рублей. Последовавшие за этим события, такие как пандемия и ограничения, а также изменившаяся геополитическая обстановка, несомненно, не могли не повлиять на настроение людей, что сказалось и на выручке event-компаний. В частности, в переломный для этой сферы момент около 6% участников рынка были вынуждены полностью остановить свою деятельность. Те игроки, которые сохранили свои позиции, работают в принципиально новых условиях, требующих более уникальных, технологичных и интересных решений.

Как выбрать event-агентство

Для большинства современных пользователей организация мероприятия начинается с поисковой строки. Например, по данным сервиса WordStat от Яндекс словосочетание “организация мероприятий москва” запрашивается в среднем 1 241 раза в месяц, а “агентства праздников москва” — 418 раз. При этом сделать корректный выбор, не имея значительного опыта в этой сфере, бывает непросто. Важно понимать, что организация мероприятий — комплексный процесс, который включает в себя не только непосредственное проведение концерта, турнира или других событий, но и подготовительный этап, а также ряд организационных вопросов. В частности, так называемые агентства полного цикла берут на себя целый комплекс активностей, включая:

•  Разработку креативной концепции мероприятия. Это общая идея, которая направляет все усилия занятых в ивенте в общее русло, облегчает реализацию. Как правило, концепция включает в себя четкий сценарий, идеи по художественному оформлению, режиссерское обеспечение — и все это, безусловно, должно согласовываться с заказчиком и укладываться в выделенный бюджет.
• Техническое оснащение площадки. Помимо привычного всем света и звука, это необходимое оборудование и бутафория в зависимости от специфики организуемого события. Например, организация деловых мероприятий предусматривает в ряде случаев трансфер участников до площадки, организация конференций зачастую предполагает запись или онлайн-трансляцию, а организация тимбилдинга должна происходить с учетом специфики коллектива. Помимо этого, важно помнить о таких аспектах, как комплект документации в части безопасности проекта и монтажные работы.
• Продумывание дизайна и оформление выбранной площадки. В зависимости от цели, располагаемых финансов, пожеланий заказчика и прочих факторов здесь может идти речь как о разработке фирменного стиля мероприятия, которой будет прослеживаться в каждой детали, так и создания дополнительной печатной и сувенирной продукции, украшения welcome-зон и пространств для селфи. Чтобы понимать, насколько обширно понятие “оформление мероприятия”, достаточно посмотреть хотя бы картинки по запросу “профессиональная организация праздников москва” или “организация мероприятий москва”. 
• Финансовое планирование и бюджетирование мероприятий. Стоимость — один из главных факторов, который определяет выбор заказчика. Помимо этого, каждый ивент проводится для достижения определенной цели, поэтому необходимо четкое представление об объемах денежных поступлений и расходов в текущий момент и в перспективе, то есть финансовый план и предложения по оптимизации. 
• Работа со зрителями на массовых мероприятиях, crowd-management. Речь не только о предотвращении беспорядков, драк и давки, но и об эффективном распределении людских потоков с целью создания наиболее благоприятной и безопасной атмосферы.
• Решение логистических вопросов. Это обширное направление включает как организацию трансферов участников и гостей, так и доставку оборудования, координацию транспортных потоков на территории площадки, погрузку и разгрузку оборудования.
• И, конечно, важнейшей составляющей любого ивента должна быть комплексная безопасность. Профессиональные event-агентства отвечают за взаимодействия со службами обеспечения порядка и сохранности здоровья участников (МЧС, скорая, ЧОП, пожарные), помимо этого берут на себя общение с государственными ведомствами, обеспечивают наличие связи. Также ответственные за ивент отслеживают соответствие требованиям, которые предъявляются к безопасности массовых мероприятий в конкретном регионе

Что могут предложить клиентам профессиональные event-агентства в настоящий момент

Ивенты являются инструментом событийного маркетинга и способны эффективно решать ряд ключевых задач, стоящих перед каждым бизнесом:

• Привлечение внимания холодной аудитории к компании, ее продуктам и услугам; наращивание клиентского портфеля.
• Повышение лояльности ЦА, укрепление позиций бренда, наращивание узнаваемости.
• Эффективная презентация новинок.
• И, конечно, непосредственное увеличение продаж и улучшение репутации компании

Именно поэтому профессионалы Adves уже не первый год осуществляют разработку и организацию мероприятий в сотрудничестве с сильнейшим event-агентством РФ.

• С 2009 года мы вместе провели более 250 успешных мероприятий как в нашей стране, так и за ее пределами.
• Досконально понимаем особенности работы в различных направлениях — будь то многотысячный концерт, деловой форум или спортивный турнир.
• Не боимся трудновыполнимых задач, они помогают нам расти профессионально.
• Взаимодействуем только с опытными подрядчиками, вне зависимости от отрасли.
• За реализацию творческих пожеланий отвечает команда дизайнеров и режиссеров, а технический продакшн воплощает все задумки максимально эффективно и безопасно. 
• Работаем с различными бюджетами, но всегда с безупречной отдачей

В нашем портфолио немало громких имен и ярких событий: крупнейшие музыкальные фестивали, многотысячные спортивные мероприятия и турниры, концерты звезд эстрады первой величины (включая иностранных исполнителей), организация съемок для федеральных каналов, создание музыкальных клипов. Помимо этого,  наши первоклассные специалисты в области event-индустрии каждый месяц отвечают за различные массовые развлекательные и образовательные корпоративные мероприятия. 

Формула идеальной организации мероприятия включает богатый и разносторонний опыт команды, гибкость и креативность, энтузиазм и, конечно, любовь к делу, которым мы занимаемся. И все это в оговоренные сроки и с учетом выделенного бюджета. Несомненно, это одно из самых лучших предложений на event-рынке в данный момент.